Личный прием руководством администрации проводится по предварительной записи.

Предварительная запись на личный прием к руководству администрации осуществляется в отделе по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации (т. 42-40-62).

Работники отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации в ходе предварительной записи:

выясняют суть вопроса, уточняют мотивы обращения у граждан, их представителей, представителей юридических лиц;

принимают от них предложения, заявления, жалобы, информацию о результатах рассмотрения предыдущих обращений, другие документы и представляют их должностным лицам, осуществляющим прием;

формируют списки граждан, записавшихся на личный прием, и направляют их заинтересованным структурным подразделениям администрации, иным государственным органам (организациям) для рассмотрения изложенных заявителями вопросов и подготовки по ним информаций и предложений;

запрашивают в установленном порядке документы и (или) сведения, необходимые для решения вопросов, изложенных в обращениях, в соответствующих структурных подразделениях администрации, иных государственных органах (организациях) для последующего предоставления их руководству администрации;

определяют необходимость участия в личном приеме должностных лиц соответствующих структурных подразделений администрации, иных государственных органов (организаций);

решают другие вопросы по организации и проведению личного приема.

При изменении согласованного порядка проведения личного приема руководством администрации работники отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации заблаговременно уведомляют об этом граждан, записавшихся на личный прием, как правило, по телефону.

Руководство администрации проводит личный прием  в помещении по адресу: г. Могилев, ул. Чигринова, д. 8а, каб. № 4. Руководители структурных подразделений администрации определяют место проведения личного приема самостоятельно, обеспечив при этом необходимые условия для посетителей. 

При совпадении дня и времени личного приема главы администрации с днем и временем личного приема заместителей главы и управляющего делами администрации, допускается проведение личного приема заместителями главы и управляющим делами администрации в своих служебных кабинетах, обеспечив при этом необходимые условия для посетителей.

При проведении личного приема заявитель уведомляется до начала личного приема о применении технических средств (аудио- и видеозапись, кино- и фотосъемка) путем размещения соответствующей информации в виде табличек на столе лица, проводящего личный прием, либо на входной двери в служебный кабинет.

Граждане, их представители, представители юридических лиц принимаются в назначенный для личного приема день в порядке очередности (по списку) по предъявлению документов, удостоверяющих личность, подтверждающих их полномочия.

Должностные лица, проводящие личный прием в администрации, а также работники отдела по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации, уполномоченные осуществлять предварительную запись на личный прием, вправе отказать в личном приеме, записи на личный прием в случаях, предусмотренных пунктом 2 статьи 6 Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».

Если решение вопросов, изложенных в ходе личного приема, не относится к компетенции администрации, ее структурных подразделений, где проводится личный прием, соответствующие должностные лица не рассматривают обращение по существу, а разъясняют, в какую организацию следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении.